Mistä tietää, että yrityksen dokumenttien hallinta on retuperällä? Ainakin seuraavista asioista:
- Työntekijät tallentavat tietoa omalle tietokoneelleen ja milloin mihinkin. Kun työntekijä vaihtaa maisemaa, kukaan ei oikein tiedä mitä tietoja hänen mukanaan lähti.
- Myyntiesityksissä asiakkaalle esitellään vanhentuneita tuote- tai palvelukuvauksia. Kukaan ei oikein tiedä, mikä tieto on ajantasaista, ja työaikaa kuluu tietojen oikeellisuuden varmistamiseen.
- Samoja dokumentteja tuotetaan uudestaan moneen kertaan. Aiemmin tehtyä dokumenttia olisi kyllä voitu käyttää, mutta kukaan ei tiennyt, että sellainen oli olemassa.
- Tiedostoja jaetaan toisille työntekijöille tai asiakkaille eri tavoin, eikä yrityksessä ole selkeää kuvaa, kenellä on pääsy mihinkin tietoon.
Yrityksen tietojen tehokkaaseen hallintaan tarvitaan kahta asiaa: toimivat käytänteet ja dokumenttien hallintajärjestelmä sovittujen käytäntöjen mahdollistamiseksi. Tämän artikkelin luettuasi voit ottaa seuraavat askeleet yrityksesi tiedonhallinnan kehittämiseksi.
Työkalut dokumenttien hallintaan pilvessä
Työkalut voidaan karkeasti ajatellen jakaa kolmeen kategoriaan:
- Tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen tarkoitetut työkalut.
- Käyttöoikeuksien hallintaan soveltuvat työkalut
- Enterprise -tason työkalut
Näitä voidaan myös ajatella hallinnan tasoina, joita tarvitaan yrityksen kasvaessa. Ensimmäisellä ja toisella tasolla johtavien brändien pilviratkaisut, kuten Googlen Drive, Microsoftin OneDrive ja Sharepoint, ovat tämän hetken tunnetuimmat hallintajärjestelmät.
Työkalut tiedostojen tallentamiseen ja jakamiseen
Kevyeksi hallintajärjestelmäksi sopivat pilvitallennustilaa tarjoavat palvelut, kuten Microsoft OneDrive, Google Drive ja Dropbox.
Näiden avulla tietoja voidaan tallentaa yhteiseen sijaintiin, käyttää eri päätelaitteilla sekä jakaa helposti yritysten sisällä tai asiakkaille. Palvelut myös huolehtivat tiedon salaamisesta.
Työkalut yrityksen dokumenttien ja käyttöoikeuksien hallintaan
Vähänkin isommalle yritykselle tarvitaan parempia mahdollisuuksia käyttöoikeuksien hallintaan ja erilaisten käyttäjäryhmien määrittelyyn. Tässä ratkaisu tehdään useimmin Googlen ja Microsoftin tuoteperheiden välillä.
Pilvipalveluiden hinnoittelussa ei ole juuri eroa ja helppojen integraatioiden vuoksi yrityksen dokumenttien hallintajärjestelmä kannattaa usein valita sen mukaan, onko yrityksessä muutoin käytössä Microsoftin vai Googlen palvelut.
Googlen puolella työkaluna on yrityksille tarkoitettu Google Workspace sisältäen tallennustilaa tarjoavan Google Driven. Työkalujen avulla voit määrittää kullekin työntekijälle roolin, minkä perusteella hänelle annetaan oikeuksia tarpeellisiin tietoihin.
Microsoftin puolella vähänkään monimutkaisempaa tietojen ja käyttöoikeuksien hallintaa kannattaa ryhtyä rakentamaan Sharepointin avulla.
Sharepointilla on pitkä historia ja se on ollut tarjolla jo kauan ennen pilviaikaa omalle palvelimelle asennettavana ohjelmistona. Esimerkiksi suuri osa yritysten intraneteistä on rakennettu Sharepointin päälle. Nykyään Sharepointin pilviversio on osa Microsoftin 365 -pakettia ja se integroituu Microsoftin muihin 365-tuotteisiin, kuten Teamsiin.
Toki on mahdollista käyttää samanaikaisesti myös muiden osapuolien palveluita eri käyttötarpeisiin. Esimerkiksi Sharepointia sisäisiin tiedostoihin ja Dropboxia asiakkaille jaettaviin materiaaleihin. Olennaista on kuitenkin välttää tilanteita, joissa samaan tarpeeseen käytetään samaan aikaan useampia eri palveluita. Tämä johtaa tietojen siiloutumiseen ja hallinnan vaikeutumiseen.
Yrityksen tietojen kokonaisvaltainen hallinta
Vaikka yrityksellä olisi käytössä dokumenttien hallintaan hyvin soveltuvat työkalut, voi kokonaisuuden hallinta silti osoittautua haasteeksi. Varsinkin yrityksissä, joissa tietoa syntyy paljon ja työntekijät jakavat käyttöoikeuksia edelleen. Isommille yrityksille löytyy kokonaisvaltaisempaan tietohallintaan erityisesti soveltuvia työkaluja, kuten suomalainen M-Files.
Myös Googlen ekosysteemin ympärille on hiljalleen syntymässä parempia välineitä. Yksi hyvä esimerkki on Nira, jonka avulla voi hallita ja luoda sääntöjä tiedostoille ja käyttöoikeuksille. Niran ohjelmistolla voi automaattisesti valvoa tiedostoja, niiden jakamisia ja tarvittaessa päivittää tietojen käyttöoikeuksia. Säännön avulla voidaan esimerkiksi estää yritysten dokumenttien jako työntekijän henkilökohtaiselle tilille ja muuttaa automaattisesti lähtevän työntekijän käyttöoikeudet.
Miten luodaan toimivat käytänteet dokumentinhallintaan?
Yrityksessä syntyy joka kuukausi lisää arkistoitavaa tietoa. Mikäli sitä ei hallita asianmukaisesti, sekä tiedon helppo löytäminen että luotettava säilyttäminen vaarantuu.
Kun dokumentinhallintaa ei ole optimoitu, keskivertoyrityksessä menee reilusti aikaa tiedostojen, sopimusten ja muistioiden löytämiseen hyllyjen tai Windowsin kätköistä. Tällöin ei ole myöskään tavatonta, että aikaa tuhraantuu paljon senkin selvittämiseen, miten, minne ja kenen toimesta tärkeää tietoa on hukattu.
Dokumenttien hallintaan liittyvät käytänteet tulee sovittaa yrityksen tarpeeseen eikä niihin ole yhtä patenttivastausta. Alla on listattu tärkeimpiä kysymyksiä, joilla yrityksen tarpeita voi lähteä kartoittamaan:
1. Kuinka paljon yrityksessä syntyy tietoa? Kuinka paljon on tietojen käyttäjiä? Kuinka usein tietoa käytetään?
Yrityksen koko ja toimiala vaikuttaa tiedon hallintatarpeisiin, joten älä kopioi suoraan kumppaniyrityksesi toimivaa ratkaisua. Niin parin hengen firmassa, pk-yrityksessä kuin suuryrityksessä hallinnan tarve on yhtä lailla välitön. Ero niiden välillä syntyy sekä itse tiedon määrästä että tietoa aktiivisesti käyttävien määrästä.
2. Millaisia dokumenttityyppejä yrityksessä käsitellään?
Dokumentteja ei saa ajatella yhtenäisenä säilöttävänä joukkona, vaan erilaisina dokumenttityyppeinä. On yritysten sisäisiä ohjeistuksia, tiimien tai työntekijöiden omia tiedostoja, keskeneräisiä, valmiita, sisäisiä, ulkoisia ja luottamuksellisia dokumentteja – eri dokumenttityypit tulee käsitellä eri tavalla. Esimerkiksi lakitoimistossa tai terveydenhuollossa dokumenttien käsittely vaatii erityistä huolellisuutta ja ehkä sitä kautta myös edistyneempiä työkaluja.
3. Millaisia käyttäjäryhmiä yrityksessä on? Millanen organisaatiorakenne?
Henkilötason oikeuksien hallinta kannattaa minimoida, se on riskialtista. Yrityksen dokumenttien tehokkaassa hallinnassa on olennaista periaate, että kaikki yrityksen tieto ei ole kaikkien saatavilla. Yrityksessä kaikki tieto ei muutenkaan ole yhteistä; on omia, tiimin ja koko organisaation tietoja.
4. Miten käyttöoikeuksia hallitaan?
Yrityksen yhteisiä tietoja hallitaan tehokkaimmin ryhmätasolla, jolloin jo käyttäjäoikeuksia määritettäessä voidaan rajata ja siten valvoa dokumenttien käsittelyä. Näin voidaan luotettavasti hallita esimerkiksi dokumenttia katselevat, muokkaavat tai sen poistavat käyttäjät.
Ota nämä askeleet matkalla hyvän dokumenttihallinnan toteutukseen yrityksessäsi:
1. Selvitä yrityksesi lähtötila ja tavoitetila. Minkälaisia käyttäjäryhmiä yrityksessä on ja millaisia tietoja yrityksessä käsitellään? Miten yrityksessäsi hoidetaan tiedostojen hallinta? Millaisia ongelmia siitä aiheutuu? Usein yrityksen kasvaessa syntyy tarve kehittää dokumenttien hallintaa, joten tavoitetilan määrittelyssä olisi hyvä huomioida myös mahdolliset kasvutavoitteet.
2. Mieti miten sitoutat henkilöstön uusiin käytänteisiin. Pelkkä työkalun käyttöönotto ei ratkaise kaikkea vaan hyvä dokumenttien hallinta edellyttää myös henkilöstön sitoutumista hallinnan periaatteisiin. Eri työkalut mahdollistavat hyvin monenlaiset ratkaisut. Älä vie prosessia eteenpäin niin, että ensin hankitaan ohjelmisto ja sitten mietitään sille käyttökohteet. Mikä valinta onkaan, paras löytyy pilvestä.
3. Kysy rohkeasti apua asiantuntijoilta. Tiedonhallinnan ideaali kokonaisratkaisu yrityksellesi edellyttää asiantuntemusta. Se on mahdollista toteuttaa sisäisesti, mutta kustannusrasite toimivasta kokonaisuudesta suhteessa henkilöstömäärään on verraten pieni. Kysy siis tarjousta usealta IT-palvelukumppanilta, mutta älä vertaile vain hintoja vaan punnitse kunkin tarjouksen sisältöä.
-----------------------------------------------
TDP on yritysten ripeä, asiantunteva IT-palvelukumppani. Olemme kokenut Googlen ja Microsoftin tuotteiden jälleenmyyjä, ja tarjoamme mielellämme myös Dropboxia ja Niraa yrityksesi dokumenttien moderniin hallintaan.
Esittele meille yrityksesi haasteet dokumenttien hallinnassa, me kerromme siihen ratkaisumallimme palvelulupausta ja hintatietoja myöten.
Ota yhteyttä asiantuntijaamme ja viedään yrityksesi pilveen, jossa muutkin jo ovat!
Pauli Aalto | pauli.aalto@tdp.fi | 040 7483 818
Joni Leino | joni.leino@tdp.fi | 050 4410 834
